5 claves para digitalizar tu archivo sin perder el control

1. Define para qué vas a digitalizar

Antes de escanear la primera hoja, responde una pregunta: ¿qué quieres lograr? Agilizar la consulta, proteger documentos de alto valor, liberar espacio físico o habilitar procesos en línea son objetivos distintos que requieren decisiones distintas. El Archivo General de la Nación (AGN) recomienda precisamente evitar proyectos de digitalización innecesarios y evaluar sus costos, incluido el de preservar la información digital en el tiempo.

Un punto clave: digitalizar un documento no significa, por sí solo, que puedas destruir el original. Los tiempos de conservación los definen las tablas de retención documental de tu organización y la normativa aplicable.

2. Organiza antes de escanear

Digitalizar un archivo desordenado solo produce un desorden digital. Primero hay que clasificar, ordenar y describir los documentos, depurar duplicados e identificar qué series documentales realmente vale la pena digitalizar. Este trabajo previo es el que después permite encontrar cualquier documento en segundos.

3. Establece estándares técnicos desde el inicio

Formato de los archivos, resolución de escaneo, reglas para nombrar cada archivo y metadatos (fecha, tipo de documento, dependencia, número de expediente) deben definirse antes de empezar y aplicarse sin excepciones. Unos estándares claros garantizan que la información sea legible, buscable y útil durante años.

4. Controla la calidad y la trazabilidad

Cada lote digitalizado debe verificarse: que no falten páginas, que la imagen sea legible y que los metadatos sean correctos. Además, llevar un registro de qué se digitalizó, cuándo y por quién te permite responder con certeza ante una auditoría o un requerimiento.

5. Protege y preserva la información digital

Un archivo digital también se puede perder, dañar o volver ilegible si su formato queda obsoleto. Define permisos de acceso por roles, copias de respaldo y un plan de preservación que contemple la migración de formatos cuando sea necesario.

Digitalizar es una decisión estratégica

Bien planeada, la digitalización reduce tiempos de búsqueda, libera espacio y protege el conocimiento de tu organización. En PGD acompañamos a las organizaciones en todo el proceso: desde el diagnóstico y la organización del archivo físico hasta la digitalización, el control de calidad y la custodia.