Transformación digital · Lectura de 4 minutos
Automatización de procesos: por dónde empezar
Los primeros pasos que toda organización debería dar antes de automatizar flujos de trabajo documentales.
Casi todas las organizaciones tienen tareas que consumen horas y no aportan valor: copiar datos de un documento a un sistema, reenviar correos para pedir aprobaciones, buscar un archivo para responder una solicitud.
Automatizar estas tareas es una de las formas más rápidas de ganar eficiencia. El reto está en saber por dónde empezar.
1. Empieza por el problema, no por la herramienta
El error más común es comprar un software y después buscar qué automatizar con él. El camino correcto es el inverso: identificar qué duele hoy. ¿Solicitudes que tardan días en aprobarse? ¿Errores al digitar información? ¿Documentos que se pierden entre áreas? Cada problema bien definido es una oportunidad concreta.
2. Dibuja el proceso tal como funciona hoy
Antes de cambiar un proceso hay que entenderlo. Reúne a quienes lo ejecutan y dibujen juntos cada paso: quién interviene, qué documentos se usan, cuánto tarda cada etapa y dónde se generan los cuellos de botella. Muchas veces este ejercicio revela pasos duplicados o innecesarios que nadie había cuestionado.
3. Simplifica antes de automatizar
Automatizar un proceso desordenado solo hace que el desorden ocurra más rápido. Elimina los pasos que no aportan, unifica formatos y define reglas claras. Un proceso simple es más fácil de automatizar, más barato de mantener y más fácil de adoptar por el equipo.
4. Elige un primer proceso que puedas ganar
Para el primer proyecto, busca un proceso repetitivo, de alto volumen, con reglas claras y bajo riesgo: la radicación de correspondencia, la recepción de facturas o las solicitudes internas suelen ser buenos candidatos. Un primer resultado visible genera confianza y abre la puerta a proyectos más ambiciosos.
5. Mide antes y después
Registra cómo funciona el proceso hoy (tiempo de respuesta, errores, horas invertidas) y compáralo después de automatizarlo. Estos datos demuestran el valor de la inversión y te ayudan a decidir qué automatizar después.
No olvides a las personas ni los datos
La automatización funciona cuando el equipo la entiende y la adopta. Involucra desde el inicio a quienes ejecutan el proceso. Y si el proceso maneja datos personales de clientes, empleados o ciudadanos, asegúrate de que el tratamiento automatizado cumpla con la normativa de protección de datos.
El siguiente paso: la inteligencia artificial
Una vez automatizadas las tareas básicas, la inteligencia artificial permite ir más allá: clasificar documentos, extraer información y apoyar decisiones de forma automática. En PGD combinamos más de 20 años de experiencia en gestión de información con soluciones de automatización e IA.
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Solicitar asesoría gratuitaFuentes de consulta
- ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.
- Congreso de la República. Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
- Congreso de la República. Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.